Lexavoué Participations - Lexavoué Formation - Recrutement d'un assistant administratif et marketing

DESCRIPTION DU POSTE

• Administration
• Marketing et service client

1. Secrétariat :

• Gestion des communications entrantes :
  • Réception, tri et distribution du courrier (papier ou mail)
  • Réponse aux sollicitations des associés Lexavoué par e-mail : récupération d’un mot de passe, besoin d’une information sur un événement à venir, question sur un prochain événement, etc.
  • Réponses aux sollicitations externes (par e-mail ou courrier papier) : réponses directes ou prises de messages
  • Escalade à l’OM ou au DSD suivant le sujet et le niveau de criticité
• Gestion de l’agenda du DSD :
  • Collecte des disponibilités,
  • Organisation ou décalage de réunions, etc.
• Support de l’OM dans l’organisation logistique d’événements ou de déplacements : réservations de salles, d’espaces événementiels, d’hôtels ou de restaurants, etc.
• Support de l’OM dans la gestion des fournisseurs et des commandes : renouvellement d’abonnements, commandes de goodies, supports de communication, impressions d’annuaires ou de bloc-notes, mise à jour du papier-à-en-tête, etc. 
• Gestion des notes de frais du CODIR, du DSD et de l’OM : collecte des reçus et consolidation pour envoi à la responsable comptable

2. Assistance projet :

• Recherches documentaires :
  • Sélection, consolidation et envoi régulier d’informations pertinentes collectées sur le web (articles de presse, dossiers thématiques, etc.)
  • Réalisation de recherches ciblées à la demande du DSD ou de l’OM
• Mise en forme de documents de travail
• Tenue des dossiers partagés : classement, versioning, etc.
• Préparation de comptes rendus de réunion

3. Assistance dans la communication externe et interne :

• Externe - alimentation du site internet et des réseaux sociaux Lexavoué (LinkedIn, Instagram, Twitter et Facebook) et de plateformes externes (Village de la Justice, Hub Avocats, etc.) : 
  • Mise en forme et publication de contenus à la demande du DSD ou de l’OM 
  • Génération de trafic via les comptes LinkedIn des associés
• Interne – Envoi d’informations aux associés Lexavoué (à la demande du DSD ou de l’OM) : rappel des prochains événements ou d’actions à mener, partage d’articles publiés, etc.

4. Support au reporting financier :

• Collecte mensuelle des statistiques des 23 bureaux (Chiffre d’Affaires, nombre de dossiers ouverts)
• Tenue à jour du tableau de bord « Groupe » sur la base des statistiques collectées

1. Secrétariat :

• Gestion des communications entrantes :
  • Traitement de la boite e-mail formation@lexavoue.com : réponses simples à apporter aux clients 
  • Réception des appels téléphoniques des clients : réponses directes (envoi d’une facture, d’un document, réponse sur une question logistique, etc.) ou prises de messages
  • Escalade à l’OM suivant le sujet et le niveau de criticité
• Gestion de l’agenda des formations :
  • Collecte des disponibilités des formateurs
  • Inscription des formations dans l’agenda des personnes concernées
• Support de l’OM dans l’organisation logistique des formations : 
  • Réservations de salles, d’espaces événementiels, d’hôtels, de restaurants, etc.
  • Participation au bon déroulement de la formation (pour les formations organisées à Paris) : suivi de la signature des feuilles de présence, suivi du respect des consignes logistiques par les fournisseurs ou par l’hôte de l’événement, etc.
• Support de l’OM dans la gestion des fournisseurs et des commandes : goodies, supports de communications, impressions des flyers de communication ou de supports de cours, etc.

2. Gestion administrative des formations :

• Réalisation des étapes manuelles du parcours client :
  • A l’inscription : envoi des factures, des conventions de formation, etc. 
  • Après la formation : envoi du support de formation, de l’attestation de présence, etc.
• Suivi des paiements et relances clients
• Escalade à l’OM sur les sujets complexes

3. Assistante dans le marketing opérationnel autour des formations :

• Tenue à jour du CRM (base de contacts) Lexavoué : collecte et mise en forme de listes de contacts, application des règles de conformité RGPD dans le traitement de ces dernières
• Alimentation du site internet et des réseaux sociaux Lexavoué (LinkedIn, Instagram, Twitter et Facebook) : 
• Mise en forme et publication de contenus (photos des formations, etc.) à la demande du DSD ou de l’OM 
• Génération de trafic via les comptes LinkedIn des associés

• Lieu de travail : espace de coworking Paris intramuros (certainement à proximité de Gare de Lyon dans le 12ème arrondissement) 
• Equipements mis à disposition : un PC portable et un téléphone mobile
• Organisation du temps partiel : à définir (5 demi-journées, 1 jour et 4 demi-journées)

• Rigueur et organisation méthodique
• Capacités à intervenir sur plusieurs sujets en parallèle 
• Rapidité, réactivité et sens du service
• Sens relationnel et qualité d’écoute
• Dynamisme
• Autonomie et capacité à travailler à distance
• Strict respect de la confidentialité

• Compétences rédactionnelles (orthographe, capacités de synthèse, etc.)
• Maîtrise des outils informatiques (pack office)
• Maîtrise des réseaux sociaux